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工作研讨  
华阳彩票档案管理建设之浅见
发布人:洪琳巧       发布日期:2017-05-25       信息来源:办公室
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    企业档案记载了一个企业的发展历程,是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录,是企业财产的重要组成部分,是企业的一种非常重要的无形资产,在企业管理、科学技术创新等方面发挥着重要的作用,为企业的决策与发展提供必要的信息资源。笔者结合工作岗位,就目前华阳彩票系统档案管理现状、存在问题和困难,提出几点想法和建议,以供参考。

    一、华阳彩票总部档案管理建设基本情况

    公司成立伊始,公司领导重视档案管理,配备专人管理档案,取得了一定成效。2012年底,国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》发布,对企业在经营管理活动中应归档的文件材料范围和划定档案保管期限做了一次重要梳理,制定了规定。借此机会,华阳彩票建立档案管理工作网络,设立综合档案室,配备专职档案员,重新修订档案管理办法及各类载体档案制度。历时一年,将华阳彩票成立以来近20年的各类载体档案进行了系统性收集、整理、录入、扫描、备份、归档,攥写公司大事记及组织沿革,编写了《开发区华阳彩票的创立与发展概述》,于2013年底通过档案工作目标管理市二级认定,于2015年被评为浙江省规范化数字档案室。公司现有密集架档案室130余平方米,管理文书档案5600余件,业务、科技、会计、基建等档案1800余卷。

    二、华阳彩票系统档案管理现状及存在问题

    近年来,华阳彩票对下属企业档案管理加强指导,进一步要求各企业按照《档案法》和国家档案局10号令规范化管理档案。各企业档案工作发展较快,档案管理条件不断改善,业务建设逐年规范,各企业档案工作都取得了显著成效。具体表现在:档案重视程度进一步加强。多数企业配备专兼职档案员,健全档案综合管理制度,落实岗位工责任制;档案工作业务水平不断提高。比如岩东公司于2015年投入经费改善库房,各类文件归档规范化,通过档案工作目标管理市二级认定审核。数字档案室建设有所提升。多数企业档案室已配备计算机、高速扫描仪等必要设备,室藏档案数字化进度加快,档案登记、备份工作有序开展。

    但也存在一些问题:

    1、档案管理制度不健全,档案管理不够规范。虽然有的企业制定了相关规章制度,但仍存在制度不健全,执行力不高的现象。一是收集制度不健全,部分人员对档案的重要性、归档意识淡薄,没有移交的概念,认为专业性档案材料应由本部门留存保管,不愿意上交档案室集中保管,时间一长或岗位调整就容易导致一些重要档案材料损毁、丢失。二是各类档案管理制度不健全,不同类型档案整理要求各不相同,对档案整理规范把握不准确,造成档案整理、归档、装订不规范,致使档案尽管入档却不能发挥其应有的价值。

    2、档案员更换频繁,业务水平有待提高。保持档案员队伍稳定性,是档案管理工作顺利开展的有力保障。而事实上,多数企业档案员身兼数职或变更频繁,存在专职档案员不懂业务、兼职档案员不懂档案的现象,缺乏对档案管理工作的专业知识和实际工作能力的整体把控,少数企业缺乏对合同、业务和过程性文件材料的收集和监督,不能及时有效地整理归档档案,严重影响档案的管理和利用。

    3、档案室建设有待加快。个别企业档案室建设不标准、不规范,档案材料堆放杂乱无章,甚至堆在地上;档案柜陈旧老化,“八防”设备不齐全,造成档案材料霉变,虫蛀。少数企业虽配备了扫描仪,未开展室藏档案数字化扫描,数字档案室建设形同虚设。有些企业存在数据重复、编号重复等现象,扫描件命名不规范,有些企业数据没有进行及时备份。有些企业电子目录建立不完全,导致检索慢信息量小,不利于档案的利用开发。

    三、华阳彩票档案管理提升的想法和建议

    1、提高档案管理认识,建立健全档案制度。要做好档案工作,最关键是企业领导要在思想上高度重视,将档案工作作为企业发展的一项重要工作来抓。而建立科学的管理体系、健全档案管理制度是档案管理走向规范化的关键。要建立档案工作领导机构,明确档案工作分管领导,合理搭建档案管理工作网络,落实档案人员岗位责任制,制定各类档案的归档时间、归档范围、借阅利用等制度,切实保障档案材料完整性和档案整理规范性。

    2、稳定档案管理人员队伍,提高档案工作人员业务水平。建议各企业设置综合档案室并有专职档案员,各部门配有一名兼职档案员负责收集本部门的档案,将各类不同载体的档案材料进行集中统一收集、整理与管理。加强档案管理人员培训,除了提供专业技能提升方便的培训,还应多提供业务方面的培训,加强档案人员和各部门的沟通联系。档案人员要有责任心,主动与各部门联系收集,主动提供利用,去粗取精,将有价值的和无价值的、重要的和次要的区别对待,分门别类地装订。

    3、加快数字档案室建设,实现档案现代化管理。实行档案管理的办公自动化,将以档案保管为主的传统模式转变为档案信息的共享模式,方便档案查阅,降低档案管理成本,从而达到档案管理的实际效用。电子档案管理工作近期已由国家档案局在全国试点,随着企业的发展,档案管理还要实现企业文件电子化,通过建设数据库系统,将与企业发展信息有关的文件全面纳入数据库系统,实现企业档案管理的电子化、便捷化和高效化,为以后企业管理过程中的文件查询和信息查询提供信息化服务,促进企业管理效率的提高。


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